Ken je dat gevoel dat iemand je vraagt hoe je iets aanpakt en je je afvraagt hoe je dat eigenlijk al jaren doet? Dat gevoel kreeg ik toen ik aan deze blog begon. Ik wil mijn ervaring in het schrijven van succesvolle subsidieaanvragen delen, maar veel doe ik op de automatische piloot. Het zijn best practices die erin zijn gesleten door het schrijven van de aanvragen heen 😉 Ik heb mijn aanpak geanalyseerd en voor jou de 10 beste tips eruit gefilterd. Zo schrijf jij ook een kwalitatieve aanvraag!
#1 LEES JE GOED IN
Door je te verdiepen in de subsidieregeling kom je erachter waar de verstrekker haar budget aan wil besteden.
Niets is zo essentieel als jezelf goed informeren over de subsidie. Lees de website van de subsidieverstrekker grondig door en stel jezelf steeds de vraag: Waarom voldoet mijn project hieraan? Het antwoord op die vraag moet op papier komen te staan. Breng in ieder geval de volgende onderdelen in kaart:
- Doel – Wat wil de subsidieverstrekker bevorderen?
- Doelgroep – Wie kan de regeling aanvragen?
- Activiteiten – Welk type activiteiten staan centraal?
- Criteria – Welke eisen worden er gesteld aan jou als aanvrager en aan het projectplan?
Klik vooral door op alle linken van de website, want hier kan nieuwe informatie achter schuilgaan. Zo wordt bij de FAQ vaak ingegaan op vragen die voor jou eigenlijk ook relevant zijn. Als je de regeling echt tot op de bodem wilt uitpluizen raad ik aan om de wet- en regelgeving door te nemen. Deze wordt via de Staatscourant gepubliceerd. Vaak kun je via de site van de subsidieverstrekker naar de desbetreffende regeling doorklikken.
Wil je weten welke subsidieverstrekkers er bestaan? Lees dan de blog Bepaal in 5 stappen of jouw innovatie in aanmerking komt voor subsidie. Hierin worden de belangrijkste subsidieverstrekkers genoemd.
#2 HANTEER HET AANGEBODEN FORMAT
Als je de structuur van de subsidiebeoordelaar aanhoudt, maak je de beoordeling een stuk eenvoudiger en prettiger!
Subsidiebeoordelaars krijgen talloze aanvragen op hun bureau. Ze vinden het dan ook erg prettig als ze in één oogopslag kunnen zien dat alle benodigde info in het projectplan staat en als ze vlot kunnen terugvinden waar je ingaat op specifieke onderwerpen, zoals de concrete projectactiviteiten of het businessmodel van jouw bedrijf. Dit betekent niet dat je helemaal niet van het format projectplan kunt afwijken.
Persoonlijk maak ik wel eens kleine aanpassingen als ik denk dat het stuk daardoor beter leesbaar wordt, zoals het opknippen van de aanleiding, doelstellingen en de resultaten in de inleiding. Echter, soms ben je verplicht je aan het format te houden. Wees dan niet eigenwijs!
#3 SCHRIJF VOOR DE LEEK
Leg in heldere taal – zonder rare fratsen – jouw project uit.
Als ondernemer of medewerker schrijf jij een subsidieaanvraag voor een innovatie op jouw vakgebied. Bijna alle subsidies worden beoordeeld door een adviseur of commissie die generieke technische kennis in huis heeft. Zo kunnen namelijk aanvragen vanuit de meest uiteenlopende vakgebieden beoordeeld worden, zoals uit de automotive, ehealth, smart industry, de creatieve industrie en de chemie.
Een projectplan dient begrijpelijk te zijn om tot een positieve beschikking te komen. Als cruciale informatie ontbreekt is de kans op een negatieve beschikking groot. Baken daarom topics af en wees concreet.
Onnodig jargon en complex taalgebruik zorgen voor vaagheid en daarmee onbegrip. Denk aan constructies als ‘de infiltratie geschiedt door’, ‘onderhavig projectplan’ en ‘fiscaal geruisloze voortzetting’. Daar raak je toch van in de war? Ik moet eerlijk toegeven dat ik mezelf er ook wel eens schuldig aan maak…
Uitzondering: De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) wordt wel beoordeeld door een expert uit jouw werkveld. De populaire innovatiesubsidie draait al zolang mee dat er in 2018 maar liefst 44.000 WBSO-aanvragen ingediend werden. Voor de WBSO loont het dus om gespecialiseerde adviseurs per vakgebied aan te stellen en kan jij basale uitleg achterwege laten.
Leestip: In het boek De taal van mr. Jip van Harten en dr. Janneke Bavelick wordt gepleit voor gebruik van taalniveau B1 door professionals. Aan de hand van herkenbare gevallen van miscommunicatie tonen de schrijvers de kracht van ‘Jip-en-Janneke-taal’ aan. Daarnaast geven ze praktische tips om heldere teksten op te stellen.
#4 SAMENHANG EN LOGISCHE LIJNEN
Bekijk per stukje tekst kritisch wat voor type informatie er staat, orden de info en kneed het tot een samenhangend geheel.
Niks is zo frustrerend als een tekst lezen die van hot naar her springt. Je raakt van het padje af en de boodschap van de tekst blijft blurry. Zorg er daarom voor dat alle tekst logisch gestructureerd is. Dit is mogelijk door hoofd- en bijzaken te onderscheiden, verwijswoorden te gebruiken, zinnen op te knippen en alinea’s te maken.
Als je in een flow zit is het meestal slim om juist lekker door te schrijven en niet steeds terug te lezen om te checken of alles klopt. Op die manier gooi je alle info en creativiteit eruit, zodat je die mooi kan benutten op het moment dat je de tekst gaat ‘shapen’.
Als ik bij een opdrachtgever informatie verzameld heb, typ ik deze uit en geef ik per fragment de inhoud aan. Gaat het om de kern van het probleem of om ongewenste bijeffecten? Technische of financiële aspecten? De huidige stand der techniek of nog te ontwikkelen technologie? Pas als je scherp hebt wat voor informatie je verzameld hebt, kan je het tot een logisch geheel verwerken dat vloeiend wegleest.
#5 VERRIJK JE PROJECT
Brainstorm over wat voor vruchten jouw ontwikkeling (in de toekomst) nog meer kan afwerpen.
Klinkt vaag, verrijk je project. Wat ik bedoel is dat je wat afstand neemt van jouw subsidieaanvraag en je creatieve brein laat werken. Als het goed is heb je jouw innovatie afgebakend tot een concrete en samenhangende subsidieaanvraag. Nu ga ik je vragen het omgekeerde te doen: je oogkleppen af te zetten en buiten de kaders te denken. Stel jezelf vragen als:
- Wat is de maatschappelijke impact?
- Wat zijn de effecten op de kennisontwikkeling in jouw vakgebied?
- Kunnen experts uit andere sectoren jouw innovatie aanwenden?
- Wat voor toepassingen zijn er nog meer mogelijk voor jouw product/dienst?
- Wat voor impact heeft het eindresultaat op de regio?
- Met welke technologieën of secundaire functies zou je jouw product/dienst willen uitbreiden?
- Kan je de een letter of intent van een launching customer toevoegen als bewijs van de kans op succes?
Brainstorm over hoe jij je project kan verrijken en verwerk deze info zo concreet en beknopt mogelijk, zodat het geen geblaat zonder eind wordt.
Nice2know: De subsidieverstrekker stelt de samenwerking tussen partijen uit verschillende technologiedomeinen vaak zeer op prijs. In subsidiejargon heet een dergelijke samenwerking een crossover.
#6 WEES REALISTISCH
Maak een budget dat in verhouding staat tot je activiteiten.
In de regel geldt dat je subsidie nooit hoger kan uitvallen dan het initiële aanvraagbedrag. Dit terwijl je toekenning wel bijgeschaafd wordt als je minder kosten en uitgaven maakt. Kortom: geen positieve correctie, wel negatieve correctie. Ik raad dan ook aan om je begroting niet te krampachtig op te stellen en er rekening mee te houden dat je subsidie bij de uiteindelijke vaststelling iets lager uitvalt. Dit is uiteraard volledig afhankelijk van het verloop van het project, dus je hebt er zelf zicht op.
Maar, ga niet overdrijven. Te omvangrijke begrotingen schaden de geloofwaardigheid van jouw voorstel. Van belang is dat het budget in verhouding staat tot de activiteiten. Controleer voor het totaalplaatje en – waar mogelijk – per activiteit of de kosten en uitgaven een realistische afspiegeling vormen.
#7 KILL YOUR DARLINGS
Stroomlijn je aanvraag. Zet minder relevante zaken in de bijlage of voetnoot.
Een subsidieaanvraag is geen proza. Maak hem doeltreffend. Soms doet het pijn om een stuk waar je uren op hebt zitten zwoegen met één druk op de knop te deleten, maar geloof me: het is het dubbel en dwars waard. Plus, als je met versies werkt kan je het altijd weer tevoorschijn toveren.
Lees de aanvraag dan ook grondig door en screen op zaken die niet direct van belang zijn om jouw project te begrijpen. Deze grappige of interessante weetjes passen net zo goed in de bijlage. Als het fragment slechts een paar regels bevat, kan je er ook voor kiezen het in een voetnoot te plaatsen.
#8 VRAAG ANDEREN OM FEEDBACK
Doe een beroep op een ander zijn frisse blik om jouw voorstel aan te scherpen.
Een frisse blik doet wonderen. Ik vraag regelmatig aan opdrachtgevers of ze feedback willen geven op het voorstel. Ik stuur ze dan een versie toe, voorzien van comments, om aanvullende input te leveren of om te checken of iets correct geformuleerd is. Soms blijkt dat ik onjuiste aannames heb gedaan of dat de opdrachtgever belangrijke details is vergeten te benoemen. Deze details kunnen het verschil maken tussen een positieve en een negatieve beschikking.
Je kan zowel tussentijds als op het einde feedback vragen. Natuurlijk vraag je dit bij voorkeur aan iemand die kritisch is en verstand heeft van de inhoud. Beschouw ook de negatieve feedback als een constructief middel om jouw subsidieaanvraag te verbeteren. Als je het opvat als een persoonlijke aanval raak je alleen maar gefrustreerd en is de kans groot dat de gever de volgende keer minder zin in heeft om je te helpen.
Wil je een kritische review uit laten voeren door een professionele subsidieconsultant? Dan ben je bij ons aan het juiste adres.
Neem contact op met Triple Clear
#9 GRAMMAR? CHECK!
Lees je tekst grondig na op taalfouten en kromme zinnen.
Taalvouten wekken agressie op. Althans, bij een taalnazi als ik. Het doet pijn of wordt op zijn zachtst gezien als slordig. Ook al heb je er misschien geen zin meer in, lees het stuk nog een keer met volle aandacht door en controleer op taalfouten. Hoe bedreven je ook bent in Nederlands/Engels/Swahili, er schieten altijd wel fouten in. Ken je dat? Dat je een paar weken later een zelfgeschreven tekst doorleest en denkt: waar was ik met mijn hoofd?
Als je werkt in een programma met een automatische spellingscheck, vertrouw er dan niet blindelings op dat alles lekker loopt. De spellingscheck is niet in staat om elke kromme zin detecteren. Mocht je werken in een programma dat geen spellingsfunctie biedt, zoek dan een online tool. Deze kan je eenvoudig downloaden of zelfs vanuit de browser gebruiken.
#10 EEN VISUEEL AANTREKKELIJKE TEKST
Zorg voor een prettige opmaak die de inhoud van jouw voorstel doet shinen.
Je kan voor de lezer – de beoordelaar die beslist over of je wel of geen subsidie ontvangt! – een wereld van verschil maken door de tekst prettig op te maken. Een goede opmaak is een lust voor het oog. Er bestaan tig mogelijkheden om je projectvoorstel op te fleuren. Denk aan het gebruik van: koppen, kaders, paginanummers, kleuren, opsommingstekens, afbeeldingen, een inhoudsopgave en grafieken.
Benut de opties, maar maak er geen kermis van. De inhoud van jouw voorstel staat centraal. De opmaak vervult een ondersteunende functie om jouw projectplan krachtiger te doen overkomen.
EXTRA TIP: VOEG EEN SAMENVATTING TOE
Vergeet niet om bij omvangrijke subsidieaanvragen een samenvatting toe te voegen. Zet hierin de basisgegevens van de aanvraag, zoals de aanleiding, het doel en de kern van de innovatie. De samenvatting geeft de lezer een eerste indruk van wat hij kan verwachten. Het functioneert als het ware als een oriëntatiepunt in een uitgestrekt landschap.
Kan je toch wat hulp gebruiken en besteed je de aanvraag liever uit? Lees dan hier verder over wat we voor je kunnen betekenen of neem direct contact op. Dan nemen wij je het werk uit handen!
Plan een afspraak met Triple Clear
